Die Bearbeitung von Kundenprojekten stellt Dienstleister auf der gesamten Welt vor inhaltliche, technische und fachliche Herausforderungen. Es geht um das richtige Management von Personal und anderen Ressourcen im eigenen Unternehmen. Neben dieser anspruchsvollen Tätigkeit, bei der von den Dienstleistern natürlich auch noch eine herausragende Umsetzung der Kundenwünsche erwartet wird, muss die Verwaltung hinter einem solchen IT-Projekt perfekt funktionieren. Vor allem die Zeiterfassung stellt die Projektmanager hier immer wieder vor große Herausforderungen. Wie lassen sich solche Probleme optimiert lösen?

Die Zeiterfassung im internen Netzwerk erledigen

Bei der Projektzeiterfassung müssen die verschiedensten Anforderungen erfüllt werden. Auf der einen Seite braucht natürlich die interne Abrechnung die genauen Daten, damit die Leistungen dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Auch die Planung ist von den richtigen Daten abhängig. Welcher Mitarbeiter ist in welchem Zeitraum mit bestimmten Meilensteinen der Projekte beschäftigt gewesen? Diese Fragen lassen durchblicken, wie wichtig die genaue Erfassung ist. Die Technik ist meistens das erhebliche Problem daran. Besonders dann, wenn die Projekte nicht im eigenen Büro abgewickelt werden, müssen die eigenen Mitarbeiter gesonderte Listen über die verschiedenen Aktivitäten führen. Das sorgt schnell für Fehler und somit für ungenaue Daten in den eigenen Abrechnungen. Die Projektzeiterfassung ist aber gleichzeitig einer der wenigen Spielräume im Bereich der Verwaltung, der sich mit dem Einfluss von ein wenig Technik deutlich optimieren lässt. Wenn die Projektzeiterfassung über ein Tool zentralisiert wird, lässt sich die Arbeit in diesem Bereich erheblich einfacher erledigen. Wie kann das geschafft werden?

Verlagerung von Tools in das Intranet

In den meisten Unternehmen wird die Projektzeiterfassung entweder über ein gesondertes Programm erledigt oder die Daten werden in einer Excel-Tabelle gespeichert und zum Ende des Projektes ausgewertet. Besonders die Verwaltung über Excel-Dokumente sorgt für Fehleranfälligkeit und somit für drastische Probleme bei der richtigen Abrechnung der entsprechenden Projekte. Statt sich also auf solche Methoden zu verlassen, sollte man überlegen, ob die Technik nicht andere Optionen ermöglicht. Eine Verlagerung der Abrechnungen in das interne Netzwerk bedeutet für die Unternehmen beispielsweise eine erhebliche Verbesserung der Situation. Das Programm wird nach einer Intranet-Beratung einfach in das interne Netzwerk eingearbeitet und von diesem Punkt an, haben alle Mitarbeiter im Unternehmen eine entsprechende Option für die Eingabe von Daten in das System. Die Lösung im internen Netzwerk bietet aber nicht nur die einfache Möglichkeit für die Projektzeiterfassung mit technischen Mitteln, sondern auch eine Steigerung der Bequemlichkeit für die eigenen Mitarbeiter. Das Netzwerk kann nämlich so eingerichtet werden, dass die unterschiedlichen Bestandteile auch schnell über andere Orte abgerufen werden können.

Mobile und zentrale Lösungen mit der Intranet-Beratung

Das Intranet bietet in der heutigen Zeit eine Vielzahl von Möglichkeiten für die einfache Umsetzung von technischen Lösungen. So könnte die Projektzeiterfassung zum Beispiel so erstellt werden, dass die Mitarbeiter künftig von jedem Ort auf der Welt auf das interne Netzwerk zugreifen können. Wenn ein Mitarbeiter also gerade beim Kunden sitzt, kann er die unterschiedlichen Schritte einfach und schnell in das Netzwerk eingeben. Die Mitarbeiter in der Verwaltung können daraufhin die unterschiedlichen Auswertungen zentral vornehmen und müssen dafür nur die Daten aus dem Intranet auslesen. Eine weitere Möglichkeit zur modernen Anwendung findet sich in der Umsetzung der mobilen Lösungen. Das Intranet könnte zum Beispiel mit einer App verstärkt werden, wodurch die Eingabe auch über das Smartphone oder das Tablet möglich wird. Eine einfache Intranet Beratung bietet also die Möglichkeit zur Umsetzung von verschiedensten Technologien. Mit einem professionellen Partner hat somit jeder die Chance, die eigenen Prozesse in Hinblick auf die Effizienz zu verbessern. Das führt zu einer Verbesserung der Projekte und zu einem besseren Betrieb in der heutigen Zeit.